Verwerkingsovereenkomst Brand- van Nijenrode

1. Partijen en uitgangspunten

In deze verwerkingsovereenkomst bent u degene voor wie Brand- van Nijenrode de loonadministratie voert. U bent de Verwerkingsverantwoordelijke. De verwerkingsverantwoordelijke is degene die het doel en de middelen voor de verwerking bepaalt.

Wij zijn Administratiekantoor Brand- van Nijenrode (hierna: Brand- van Nijenrode), gevestigd te Ouderkerk aan de Amstel en Wormerveer, bij de Kamer van Koophandel geregistreerd onder nummer 33186199. Brand- van Nijenrode is in deze overeenkomst de Verwerker.

• Brand- van Nijenrode levert diensten aan u op het gebied van de loonadministratie. Deze overeenkomst gaat uitsluitend over de diensten die wij aangaande de loonadministratie voor u verrichten (en niet over de diensten die wij aangaande het opstellen van de jaarrekening, de daarbij behorende financiële administratie en aangaande advisering voor u verrichten).
• Voor deze dienstverlening is het noodzakelijk dat u persoonsgegevens aan Brand- van Nijenrode verstrekt en Brand- van Nijenrode deze persoonsgegevens verwerkt.
• U bent verantwoordelijk voor de verwerking van deze persoonsgegevens en dus de verwerkingsverantwoordelijke, en Brand- van Nijenrode is de verwerker, een en ander in de zin van de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: de AVG).
• De uitvoering van verwerkingen door Brand- van Nijenrode worden, gelet op artikel 28 lid 3 van de AVG, geregeld in deze verwerkingsovereenkomst.
• Partijen zullen zich te allen tijde houden aan de toepasselijke bepalingen uit de AVG en deze verwerkingsovereenkomst. Brand- van Nijenrode zal zich daarnaast houden aan de redelijke instructie van u ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens.
• De aanduidingen boven de artikelen van deze verwerkingsovereenkomst hebben uitsluitend tot doel de leesbaarheid van de verwerkingsovereenkomst te vergroten. De inhoud en strekking van het onder een bepaalde aanduiding opgenomen artikel beperken zich dus niet tot die aanduiding.
• De verwerkingsovereenkomst maakt integraal onderdeel uit van de overeenkomst van opdracht, zodat de bepalingen uit die hoofdovereenkomst onverkort van toepassing zijn op de verwerkingsovereenkomst, behalve wanneer daarvan in de verwerkingsovereenkomst wordt afgeweken. In geval van strijdigheid tussen het bepaalde in de verwerkingsovereenkomst en de hoofdovereenkomst prevaleert het bepaalde in de verwerkingsovereenkomst.
• De verwerkingsovereenkomst maakt integraal onderdeel uit van onze algemene voorwaarden. Onze algemene voorwaarden bestaan uit de NOAB-leveringsvoorwaarden en deze verwerkingsovereenkomst.

2. Doel verwerken van persoonsgegevens

U stelt het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vast. Het doel van de verwerking zoals vastgesteld door u is het uitvoeren van de loonadministratie betreffende personen bij u in dienst. Wij verwerken persoonsgegevens van uw (potentiële) werknemers (betrokkenen) om het voeren van de loonadministratie mogelijk te maken.

Doel van de verwerking is het voeren van de loonadministratie. Dit betekent dat Brand- van Nijenrode o.a. de volgende handelingen aangaande persoonsgegevens verricht

• het registreren van loonheffingsverklaringen
• het registreren van arbeidscontracten
• het registreren van ID bewijzen van de werknemers
• het berekenen en opstellen van bruto-netto loonspecificaties voor werknemers
• het aanmaken van de loonjournaalpost in de administratie en het bijhouden van een loonstaat voor iedere individuele werknemer
• het verzorgen van betaalopdrachten met betrekking tot de uit te betalen lonen van uw werknemers
• het verzorgen van de maandelijkse aangiften loonheffingen
• het controleren van de uitbetaalde lonen in relatie tot uitgebrachte aangiften loonheffingen en het zo nodig indienen van aanvullende aangiften loonheffingen
• het controleren van eventuele naheffingsaanslagen loonheffingen
• het doen van aangiften pensioenafdracht
• het controleren van nota’s van pensioenfondsen, pensioenverzekeraars, verzuimverzekeraars en andere verzekeraars
• het maken van pro forma-berekeningen van nettoloon en loonkosten
• het periodiek controleren of de lonen van uw werknemers in overeenstemming zijn met de Wet op het Minimumloon en de Minimumvakantiebijslag, de cao of andere eventueel gehanteerde loon-schalen
• het nagaan van het bestaan van toepasselijke loonkostensubsidies, afdrachtskortingen en dergelijke en het zo nodig aanvragen en toepassen daarvan
• het na afloop van het kalenderjaar verzorgen van jaarloonopgaven ten behoeve van uw werknemers
• het registreren en bewaren van alle overige door u en door derden verstrekte gegevens om de loonadministratie te kunnen voeren

Soorten persoonsgegevens die u aan Brand- van Nijenrode kunt verstrekken van betrokkenen

• naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode en woonplaats
• BSN nummer
• telefoonnummer, e-mailadres en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens
• bankrekeningnummer van de betrokkene
• nationaliteit en geboorteplaats
• gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en betalen van salarissen, vergoedingen en andere geldsommen en beloningen in natura aan of ten behoeve van werknemers
• gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en betalen van belasting en premies ten behoeve van betrokkene
• gegevens, waaronder begrepen gegevens betreffende gezinsleden en voormalige gezinsleden van de betrokkenen, die noodzakelijk zijn met het oog op overeengekomen arbeidsvoorwaarden
• overige gegevens die nodig zijn voor het berekenen van de lonen

Brand- van Nijenrode verwerkt deze persoonsgegevens uitsluitend ter uitvoering van de hoofdovereenkomst (het voeren van de loonadministratie), deze verwerkingsovereenkomst, en de door u gegeven instructies. Brand- van Nijenrode zal de persoonsgegevens onder geen enkele omstandigheid voor eigen doeleinden gebruiken, behoudens andersluidende wettelijke verplichtingen.

Brand- van Nijenrode verwijdert één of meer van de persoonsgegevens, indien u daarom verzoekt, tenzij de persoonsgegevens noodzakelijk zijn ter voldoening aan een wettelijke bewaarplicht.

Brand- van Nijenrode is gerechtigd subverwerkers in te schakelen. Exact Online en Microsoft (Office 365) zullen optreden als subverwerker, bij hen zullen persoonsgegevens worden opgeslagen. Daarnaast worden persoonsgegevens verstrekt aan belastingdienst, UWV, pensioenfonds of pensioenverzekeraar, verzuimverzekeraar, verzekeraar, accountant van verwerkingsverantwoordelijke en andere organisaties op uw verzoek of ter nakomeling van een verplichting. U geeft hierbij expliciet toestemming voor het inschakelen van genoemde partijen en het verstrekken van de gegevens.

Brand- van Nijenrode zal de persoonsgegevens uitsluitend opslaan en verwerken binnen de Europese Unie. Dit gebeurt in de Cloud op servers van Exact Online en Microsoft (Office 365). Brand- van Nijenrode heeft geen eigen server.

3. Verplichtingen verwerkingsverantwoordelijke

U garandeert dat de opdracht tot verwerking van de persoonsgegevens in overeenstemming is met alle toepasselijke wet- en regelgeving. U garandeert verder dat de persoonsgegevens correct, niet onrechtmatig, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn in het licht van het verwerkingsdoel. U vrijwaart Brand- van Nijenrode tegen aanspraken van derden welke op elke wijze voortvloeien uit het niet naleven van deze garantie(s).

U bent verantwoordelijk voor het vaststellen van het doel (het verwerkingsdoel) en de middelen van de verwerking van persoonsgegevens en u bent tegenover betrokkene(n) aansprakelijk voor de schade die wordt geleden als gevolg van een inbreuk op voornoemde verplichtingen, onverminderd de verplichtingen van Brand- van Nijenrode op grond van de hoofdovereenkomst en deze verwerkingsovereenkomst.

U bent verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens in het kader van deze verwerkingsovereenkomst en draagt in dat verband zorg voor het bijhouden van een register van verwerkingsactiviteiten die onder uw verantwoordelijkheid plaatsvinden. U draagt eveneens zorg voor het bijhouden van een (datalek)register teneinde te voldoen aan uw verplichting op grond van de AVG om eventuele datalekken te documenteren en rapporteren

U bent verder verantwoordelijk voor het treffen van passende technische en organisatorische maatregelen om te kunnen waarborgen en aan te tonen dat de verwerking van persoonsgegevens door Brand- van Nijenrode in overeenstemming met de toepasselijke privacy wet- en regelgeving wordt uitgevoerd.

U bent bovendien verantwoordelijk voor het informeren van betrokkenen en het effectueren van de rechten die de AVG aan betrokkenen geeft.

4. Verplichtingen Brand- van Nijenrode

Brand- van Nijenrode spant zich ervoor in de persoonsgegevens op behoorlijke en zorgvuldige wijze, in overeenstemming met de toepasselijke privacy wet- en regelgeving, te verwerken. Brand- van Nijenrode verwerkt de persoonsgegevens in opdracht van en ten behoeve van u en voor zover noodzakelijk in het kader van de overeengekomen dienst. Brand- van Nijenrode heeft geen zeggenschap over het doel en de middelen voor de verwerking van de persoonsgegevens.

Brand- van Nijenrode zal de persoonsgegevens niet wijzigen zonder opdracht daartoe van u. Brand- van Nijenrode spant zich ervoor in alle redelijke, schriftelijke instructies van u in verband met de verwerking van persoonsgegevens op te volgen, behoudens afwijkende wettelijke verplichtingen. Brand- van Nijenrode informeert u indien naar haar oordeel instructies in strijd zijn met de toepasselijke privacy wet- en regelgeving.

Brand- van Nijenrode is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die zij in het kader van de verwerkingsovereenkomst uitvoert in opdracht en ten behoeve van u. In dat kader zal zij een register van verwerkingsactiviteiten die zij in opdracht en ten behoeve van u uitvoert, bijhouden.

Brand- van Nijenrode zal in het kader van beveiligingsincidenten en/of datalekken de medewerking en ondersteuning verlenen – voor zover dat althans redelijkerwijs van haar verlangd kan worden – aan u en/of betrokkene(n) overeenkomstig het bepaalde in artikel 6 en in de volgende alinea.

Brand- van Nijenrode zal haar redelijke medewerking verlenen aan u om:

• Betrokkenen inzage te geven in hun persoonsgegevens;
• Persoonsgegevens op verzoek of na een klacht van betrokkene(n) te verwijderen, corrigeren, over te dragen aan een andere leverancier, en/of af te schermen en aan te vullen;
• Aan te tonen dat persoonsgegevens na een verzoek of na een klacht van betrokkene(n) zijn verwijderd, gecorrigeerd, afgeschermd, overgedragen of aangevuld;
• U te informeren over een verzoek of bevel van, of onderzoek door, een toezichthouder of andere bevoegde autoriteit, voor zover toegestaan op grond van toepasselijke wet- en regelgeving;
• U zal de uitvoeringskosten die Brand- van Nijenrode redelijkerwijs moet maken om aan haar verplichting(en) in dit artikel te voldoen, vergoeden.

Indien een betrokkene een verzoek richt aan Brand- van Nijenrode, zullen wij dit verzoek doorsturen aan u.

5. Beveiliging

Brand- van Nijenrode zal zich er voor inspannen passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen te treffen, die nodig zijn om de beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van persoonsgegevens te waarborgen en te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen zullen, rekening houdend met de stand der techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging, een passend beveiligingsniveau waarborgen, gelet op de risico’s die de verwerking en de aard van de te beschermen persoonsgegevens met zich meebrengen.

Momenteel zijn de volgende beveiligingsmaatregelen getroffen. Brand- van Nijenrode bewaart de persoonsgegevens bij gecertificeerde aanbieders van loonsoftware en Cloudsoftware. Momenteel bevinden de rechtstreeks bij de loonadministratie behorende gegevens en documenten zich bij Exact Online. Wij maken gebruik van verificatie in twee stappen. Mails en documenten bevinden zich daarnaast bij Microsoft Office 365. Brand- van Nijenrode bewaart geen gegevens op een eigen server. Identiteitsbewijzen worden slechts op één plaats bewaard: in de loonadministratie bij Exact Online. U erkent dat deze maatregelen passende technische en organisatorische maatregelen zijn als bedoeld in artikel 32 van de AVG. In dat kader vrijwaart u Brand- van Nijenrode voor aanspraken van derden, waaronder uitdrukkelijk betrokkenen dienen te worden verstaan, die zijn gefundeerd op de bewering dat de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen die Brand- van Nijenrode heeft getroffen, op uw verzoek, niet deugdelijk of onvoldoende zouden zijn.

6. Datalekken

U bent verantwoordelijk voor het beoordelen van het bestaan van een verplichting tot, en het daadwerkelijk uitvoeren van, melding van een datalek aan een toezichthoudende autoriteit en/of betrokkene(n).

Brand- van Nijenrode zal enig datalek of vrees daarvoor, na ontdekking hiervan door Brand- van Nijenrode, zo snel mogelijk rapporteren aan u. Brand- van Nijenrode rapporteert zowel telefonisch als door middel van een elektronisch bericht. Brand- van Nijenrode vermeldt hierbij de volgende gegevens: De (vermoedelijke) oorzaak van het datalek, waar mogelijk onder vermelding van de categorieën van betrokkenen en persoonsgegevensregisters in kwestie en, bij benadering, het aantal betrokken en persoonsgegevensregisters in kwestie, de vooralsnog bekende en/of te verwachten gevolgen van het datalek, de locatiegegevens van het datalek, de eventuele onbevoegde ontvangers van de persoonsgegevens en alle beschikbare informatie over hen, voorstellen voor maatregelen ter beperking van de schade en overige gegevens die een melding van een datalek aan een toezichthoudende autoriteit en aan betrokken moet omvatten volgens de relevante wet- en regelgeving, waaronder in het bijzonder de Bijlage ‘Gegevens in de melding’ bij de ‘Beleidsregels voor toepassing van artikel 34a van de Wbp’ van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Brand- van Nijenrode zal op verzoek van u meewerken aan het informeren van betrokkenen of de toezichthoudende instanties over het datalek, en zich beschikbaar houden voor overleg met u.

U en Brand- van Nijenrode betrachten strikte geheimhouding jegens ieder ander dan elkaar omtrent het datalek, eventuele vrees voor een datalek en verdere gerelateerde zaken. Brand- van Nijenrode publiceert in geen geval informatie over een datalek zonder de voorgaande expliciete schriftelijke toestemming van en goedkeuring door u van de beoogde berichtgeving.

7. Geheimhouding

Partijen zijn zich ervan bewust dat persoonsgegevens kwalificeren als confidentiële informatie en zij gehouden zijn tot geheimhouding van de persoonsgegevens. Persoonsgegevens mogen slechts gebruikt worden ter uitvoering van de hoofdovereenkomst en deze verwerkingsovereenkomst, behoudens afwijkende wettelijke verplichtingen.

Partijen zullen de persoonsgegevens niet aan anderen ter beschikking stellen dan hun eigen werknemers en/of derden die een legitieme reden hebben tot inzage daarvan. Brand- van Nijenrode zal haar werknemers en/of derden die toegang hebben tot de persoonsgegevens op de hoogte stellen van de op de persoonsgegevens rustende geheimhoudingsverplichting en de nodige stappen ondernemen om verdere geheimhouding te waarborgen. Waar nodig zal Brand- van Nijenrode een overeenkomst tot geheimhouding sluiten.

8. Aansprakelijkheid

U bent aansprakelijk voor schade die of nadeel dat een rechtspersoon of natuurlijke persoon, zoals -maar niet beperkt tot- betrokkenen, lijdt doordat wordt gehandeld in strijd met de bij of krachtens de AVG en deze verwerkingsovereenkomst gegeven voorschriften.

Brand- van Nijenrode is slechts aansprakelijk voor de schade of het nadeel voor zover dit is ontstaan door het niet naleven van de verplichtingen uit hoofde van de AVG of deze verwerkingsovereenkomst. De totale aansprakelijkheid van Brand- van Nijenrode als gevolg van een aan Brand- van Nijenrode toe te rekenen tekortkoming in de nakoming van de verplichtingen uit deze verwerkingsovereenkomst is beperkt tot de jaarlijkse vergoeding (exclusief omzetbelasting) die Brand- van Nijenrode van u ontvangt met een maximum van € 5.000 (vijfduizend euro), waarbij een reeks van samenhangende gebeurtenissen geldt als één gebeurtenis.

Brand- van Nijenrode is tegenover u niet aansprakelijk voor:

• enige schade van u als gevolg van de niet-naleving door u van enige verplichting uit hoofde van de AVG, waaronder in ieder geval, doch daartoe niet beperkt, de wettelijke voorschriften inzake de verwerking, de persoonsgegevensbeveiliging, datalekken, gegevensbescherming en certificering, en/of
• enige boete die u uit hoofde van de AVG wordt opgelegd, waaronder in ieder geval, doch niet beperkt tot boetes ten gevolge van het niet-naleven door u van de wettelijke voorschriften inzake de verwerking, de persoonsgegevensbeveiliging, datalekken, gegevensbescherming en certificering, en
• U vrijwaart Brand- van Nijenrode voor claims van derden in verband met enige schade van (een) derde(n) en/of enige aan (een) derde(n) (daaronder betrokkenen begrepen) opgelegde boete uit hoofde van niet-naleving van wettelijke verplichtingen uit de AVG wordt opgelegd, waaronder in ieder geval, doch niet beperkt tot schade en/of boetes ten gevolge van het niet-naleven door u van de wettelijke voorschriften inzake de verwerking, de persoonsgegevensbeveiliging, datalekken, gegevensbescherming en certificering.

9. Duur

Doordat u ons opdracht heeft gegeven de loonadministratie voor u te voeren geldt deze verwerkingsovereenkomst. Deze verwerkingsovereenkomst geldt zolang de hoofdovereenkomst aangaande het voeren van de loonadministratie voortduurt.

De verwerkingsovereenkomst eindigt bij de beëindiging van de hoofdovereenkomst aangaande het voeren van de loonadministratie. Verplichtingen welke naar hun aard bestemd zijn om ook na beëindiging van de verwerkingsovereenkomst voort te duren, blijven na beëindiging van de verwerkingsovereenkomst gelden. Tot deze verplichtingen behoren in ieder geval die welke voortvloeien uit de bepalingen in de verwerkingsovereenkomst die betrekking hebben op “Geheimhouding”, “Aansprakelijkheid”, “Overdracht en vernietiging”, “Slotbepalingen” en “Toepasselijk recht en geschillen”.

10. Audit

U bent gerechtigd -na overleg met Brand- van Nijenrode en op eigen kosten- de verwerkingen en de naleving van de in deze verwerkingsovereenkomst overeengekomen technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen door Brand- van Nijenrode te laten controleren door onafhankelijke auditors, zonder vertrouwelijke informatie van Brand- van Nijenrode of van andere klanten van Brand- van Nijenrode te gebruiken en in te zien en zonder de werkprocessen van Brand- van Nijenrode te verstoren.

Indien uit de controle blijkt dat Brand- van Nijenrode niet volledig voldoet aan haar verplichtingen op grond van deze verwerkingsovereenkomst, zal Brand- van Nijenrode zich ervoor inspannen de door de controle aangetoonde tekortkomingen te beëindigen.

De controle zal ten hoogste éénmaal per jaar plaatsvinden, tenzij u redelijkerwijs aanwijzingen heeft dat Brand- van Nijenrode haar verplichtingen op grond van deze verwerkingsovereenkomst niet nakomt. Brand- van Nijenrode zal u alle gegevens en informatie verstrekken die u redelijkerwijs nodig heeft voor de controle.

U zal de kosten van een dergelijke controle dragen, inclusief de kosten van het personeel van Brand- van Nijenrode dat de controle begeleidt. Indien uit de controle blijkt dat Brand- van Nijenrode toerekenbaar tekort is geschoten in de op haar rustende wezenlijke verplichtingen uit de verwerkingsovereenkomst komen de kosten van de controle voor rekening van Brand- van Nijenrode.

11. Wijziging

Indien zich in de toekomst wijzigingen voordoen in de nationale of Europese regelgeving over de bescherming van persoonsgegevens, zal Brand- van Nijenrode deze verwerkingsovereenkomst wijzigingen voor zover dit nodig is om aan die nieuwe regelgeving te voldoen.

Indien één of meer bepalingen van de verwerkingsovereenkomst onverbindend zouden blijken te zijn, dan blijven de overige bepalingen van deze verwerkingsovereenkomst van kracht. Brand- van Nijenrode zal dan de niet-verbindende bepaling vervangen door een bepaling die wel verbindend is en die zo min mogelijk – gelet op het doel en de strekking van de verwerkingsovereenkomst – afwijkt van de niet verbindende bepaling.

12. Overdracht en vernietiging van persoonsgegevens

Indien de hoofdovereenkomst op welke wijze dan ook eindigt, dan wel op eerste verzoek van u, zal Brand- van Nijenrode (tenzij een wettelijke plicht of een verzoek van een daartoe bevoegde instantie haar dat belet) het betreffende gebruik of andere verwerking van de persoonsgegevens staken en er binnen redelijke termijn zorg voor dragen dat alle persoonsgegevens, kopieën en bewerkingen daarvan alsmede documenten en/of andere informatiedragers die persoonsgegevens bevatten, op schriftelijk verzoek van u worden overgedragen aan u (en/of een door u aan te wijzen derde) of op schriftelijk verzoek van u worden verwijderd en vernietigd. De overdracht van de administratie in Exact Online zal plaatsvinden door eigendomsoverdracht van uw administratie naar een eigen Exact Online licentie of naar de licentie van een door u aan te wijzen derde.

Indien geen gebruik wordt gemaakt van de mogelijkheid tot overdracht van de Exact Online administratie zal Brand- van Nijenrode na de wettelijke bewaartermijn van zeven jaar de administratie bij Exact Online verwijderen. Ook alle overige gegevens die zich bij subverwerkers bevinden worden indien geen gebruik wordt gemaakt van overdracht na zeven jaar verwijderd.

De kosten die zijn gemoeid met de in dit artikel genoemde inspanningen van Brand- van Nijenrode, komen voor uw rekening.

Artikel 13. Toepasselijk recht

Op deze verwerkingsovereenkomst is het Nederlandse recht van toepassing. Geschillen tussen partijen, die niet in overleg kunnen worden opgelost, zullen worden voorgelegd aan de daartoe bevoegde Nederlandse rechter in het arrondissement waar Brand- van Nijenrode gevestigd is. Indien er vragen zijn over de verwerkingsovereenkomst kan er contact worden opgenomen met Brand- van Nijenrode.

Versie 15 mei 2018